Hoy vengo a desvelarte algunas de las herramientas digitales que utilizo desde hace años y cómo han hecho que mi vida y la gestión de mi negocio cambie por completo.
Soy consciente que gestionar un negocio turístico es mucho más que recibir clientes o atender reservas; es marketing, administración, comunicación, equipo, proveedores, imprevistos… Y cuando todo eso recae sobre tus hombros, el tiempo se vuelve el bien más escaso.
Lo curioso es que la mayoría de propietarios con los que trabajo ya pagan herramientas digitales.
El problema no es que no tengan recursos, es que no los usan de forma estratégica o los usan a medias.
Aquí te comparto algunas de las herramientas que más recomiendo y cómo usarlas con sentido práctico, no porque estén de moda, sino porque de verdad liberan carga mental y tiempo si las aplicas bien.
¿Te vienes conmigo? 😉
Trello: para que tu cabeza no sea el gestor de tareas
Muchos directores y propietarios llevan su lista de pendientes en la cabeza o en un cuaderno desordenado.
Esto lo he visto en muchas muchas mentorías.
Resultado: olvidos, estrés, cosas sin priorizar…al final la cabeza te explota.
¿Qué puedes hacer con Trello?
En realidad es una herramienta que cuando te acostumbras a ella, después no querrás dejarla.
- Tener un tablero para tu negocio dividido por áreas (recepción, limpieza, proveedores, marketing…), así tienes cada Departamento separado y la información bien estructurada.
- Añadir tareas con fechas límite y asignarlas si tienes equipo.
- Ver de un vistazo qué está pendiente, qué está en proceso y qué está resuelto.En mi caso, suelo trabajar con un tablero por proyecto y en cada tablero unas 5-6 columnas aproximadamente. En proyectos más complejos, los divido por áreas, tal y como te comentaba en el primer punto.
Google Calendar: más que reuniones, bloquea tu tiempo
Google Calendar es mi herramienta imprescindible desde hace muchos años para ayudarme con la agenda.
Te diría que no ahora mismo me costaría mucho vivir sin Google Calendar, lo utilizo literalmente para TODO.
Es mi agenda de trabajo y también la personal, pero además te cuento cómo puedes exprimirla al máximo:
¿Cómo sacarle partido?
- Bloquea tiempo para tareas clave: revisar reservas, contabilidad, formación, planificación de redes…
- Asigna colores para diferenciar tipos de tareas (estratégico vs operativo).
- Usa alertas para que no se te pase nada.
Notion: tu centro de control personal
Si necesitas tener a mano ideas, manuales, links, procesos, plantillas o incluso fichas de clientes, Notion es una maravilla.
Es un centro de control donde tener toda la info del negocio centralizada.
A continuación te cuento algunas ideas para que las puedas aplicar:
¿Qué puedes organizar aquí?
- Manuales internos (cómo se hace el check-in, qué decir en las llamadas, etc.)
- Plantillas de mensajes, presupuestos, posts…
- Seguimiento de tareas repetitivas (cierre de caja, revisión mensual, etc.)
Make.com: automatizar tareas del día a día
Una vez tienes orden, llega el siguiente paso: ahorrar tiempo en tareas repetitivas.
No sabes la cantidad de tiempo que se nos va en hacer las mismas cosas de forma repetida…
Lo bueno es que hay herramientas como Make.com que te ayudan a liberar tiempo.
¿Qué puedes automatizar con Make?
- Enviar un WhatsApp automático cuando alguien reserva.
- Guardar en Google Drive las facturas que llegan por email.
- Añadir suscriptores a tu base de datos sin tener que hacerlo a mano.
**Make requiere de aprendizaje, te dejo un pequeño consejo a continuación para que te resulte más liviano.
Consejo: empieza por una automatización simple: por ejemplo, que cada vez que alguien rellene un formulario en tu web, llegue un email personalizado + lo tengas guardado en un Excel o base de datos.
WhatsApp Business: más que mensajes
WhatsApp es la vía de contacto número uno, pero pocos aprovechan la versión Business, que te permite muchas más opciones que la versión «normal».
Si aún no lo estás utilizando en tu empresa, ¡estás tardando!
Puedes hacer infinidad de cosas, como:
- Crear mensajes automáticos de bienvenida y ausencia.
- Etiquetar contactos (reservas, dudas, proveedores…)
- Usar respuestas rápidas predefinidas
Pero, ¿por dónde empiezo?
Tranquilo, no se trata de usar todas a la vez ni de volverte experto en herramientas en dos días, se trata de elegir bien y aplicarlas con cabeza, en función de lo que realmente necesitas, no en función de las modas (que esto lo he visto muchas veces)
📥 Si quieres una guía práctica con los 5 errores que te están haciendo perder tiempo, foco, orden y dinero y cómo resolverlos hoy, puedes descargarte este recurso gratuito que he preparado para ti:
5 Errores que te están haciendo perder tiempo, foco, orden y dinero en tu
negocio turístico
Y si en algún momento quieres profundizar en cómo aplicar todo esto paso a paso, eso es justo lo que trabajamos en el Programa RUMBO 🙂
